01От заявки на курс до первого занятия
Человек оставляет заявку на курс, и дальше начинается цепочка: ответить, уточнить цель, предложить группу, согласовать время, подготовить договор, дождаться оплаты, напомнить о первом занятии. Если менеджер ведёт её вручную, часть слушателей отваливается на каком-то из шагов просто потому, что им вовремя не ответили.
Агент помогает менеджеру не терять нить:
- разбирает новые заявки и готовит ответ с подходящими группами и датами старта
- ведёт список тех, кто задал вопрос, но не определился, и напоминает о возврате к разговору
- готовит черновик договора на основе данных слушателя и условий курса
- следит за оплатами и показывает, кому нужно напомнить
- собирает для руководителя сводку по заявкам, наполненности групп и оплатам
02Как выглядит работа менеджера с агентом
Первичный ответ
Агент читает обращение, сверяет его с каталогом курсов и расписанием, готовит ответ. Менеджер добавляет детали и отправляет.
Подбор группы
Агент показывает группы, где есть места и подходящее время. Решение, кого в какую группу записать, принимает менеджер или методист.
Договор и счёт
Черновик договора и счёта собирается из ваших шаблонов и сведений слушателя, включая УНП, если обучается организация. Юрист или бухгалтер проверяет документ перед отправкой.
Напоминание об оплате и занятиях
Агент напоминает слушателю о необходимости оплаты и о первом занятии. Список напоминаний менеджер просматривает до отправки.
03Расписание, преподаватели и аудитории
Расписание в учебном центре меняется постоянно: преподаватель заболел, аудитория занята, слушатель просит перенести занятие. Агент сопоставляет календари преподавателей, групп и аудиторий и предлагает варианты переноса, а подтверждают их методист и преподаватель. Сообщения слушателям об изменениях готовятся как черновики и уходят после проверки.
| Событие | Что подготовит агент | Решает человек |
|---|---|---|
| Новая заявка | Ответ и список подходящих групп | Менеджер по продажам |
| Перенос занятия | Варианты по календарям | Методист |
| Оплата не поступила | Список слушателей и текст напоминания | Менеджер |
| Договор с организацией | Черновик с реквизитами и УНП | Юрист или бухгалтер |
04Запись слушателя на курс до и после запуска агента
Заявки приходят в мессенджеры, на почту и в формы, и их собирают вручную
Агент собирает заявки в одном списке и готовит первые ответы
Подходящую группу ищут, сравнивая несколько таблиц
Агент показывает группы с местами и подходящим временем
Договор заполняют вручную по шаблону
Агент готовит черновик договора, юрист проверяет
Об оплате вспоминают при проверке ведомости
Агент показывает неоплаченные счета и готовит напоминания
Методист узнаёт о переносе занятия за день до начала
Агент предупреждает о конфликтах расписания и предлагает варианты
05Особенности учебных центров в Беларуси
Расчёты со слушателями идут в BYN, а часть оплат поступает от организаций по договорам. Для физических лиц распространены платежи через ЕРИП, и менеджеру важно быстро видеть, что оплата пришла. Агент может помогать с этой сверкой, если у вас есть выгрузка платежей. Вопросы оформления и налогообложения образовательных услуг уточняйте у юриста или бухгалтера.
Нужно ли менять нашу CRM?
Обычно нет. Агент работает внутри Битрикс24, amoCRM или таблиц Excel, которые вы используете. Что именно подключается, определяем на аудите.
Агент может отвечать слушателям сам?
Нет, ответы готовятся как черновики, менеджер проверяет и отправляет. Так вы контролируете тон общения и точность условий.
Как быть с персональными данными слушателей?
Платформа ставится на ваш сервер, права агента ограничиваются нужными разделами. Это помогает выстроить обработку по Закону № 99-З, детали уточните у юриста.
Расскажите, на каком шаге пути слушателя вы чаще всего теряете заявки, и мы предложим пилот.
Получить консультацию