01Почему в агентстве всё держится на переписке
Проект рекламного агентства складывается из писем, правок и устных договорённостей. Клиент присылает бриф, потом дополняет его в чате, потом звонит с новой идеей. Аккаунт-менеджер собирает это в голове и затем переводит в смету, задание для дизайнеров и сроки для подрядчиков.
Когда проектов много, одно уточнение теряется между чатом и почтой, и команда делает не то, что просил клиент. Мы предлагаем собрать вводные в одном месте и дать менеджеру помощника, который следит за деталями.
02Какие задачи у аккаунт-менеджера можно облегчить
Агент подключается к почте, календарю, Битрикс24 или amoCRM, таблицам, мессенджеру и облачным папкам. В агентстве обычно начинают с такого набора:
- превращение письма или звонка клиента в структурированный бриф с отметкой неясных мест
- черновик сметы по прайсу агентства и типовым этапам работ для проверки менеджером
- запросы подрядчикам: типографии, фотографам, видеопродакшну как черновики писем
- список правок клиента по макету с разбивкой по исполнителям
- сводка по проектам для руководителя: сроки, бюджеты, ожидаемые согласования
- черновик отчёта клиенту по итогам кампании на основе ваших сведений и выгрузок
03От брифа до сметы: сравнение процесса
Условный разбор одного процесса агентства: от первого брифа до согласованной сметы и задания подрядчикам. Это иллюстрация логики, а не история агентства.
Бриф собирается из писем и пересказа звонка по памяти менеджера
Агент формирует бриф из письма и расшифровки звонка, менеджер подтверждает
Смета составляется заново в таблице, прошлые похожие проекты ищут вручную
Агент готовит черновик сметы на основе шаблона и прошлых проектов, менеджер корректирует
Подрядчикам пишут отдельно и по-разному
Запросы подрядчикам готовятся по единому шаблону, менеджер проверяет и отправляет
Правки клиента приходят россыпью, и их сводят в список вручную
Агент сводит правки в один список по исполнителям, менеджер согласует приоритет
Отчёт клиенту собирают из разрозненных выгрузок перед встречей
Агент собирает черновик отчёта из подключённых таблиц, менеджер добавляет выводы
04Договоры, акты и работа с юридическими лицами в BYN
Белорусское агентство оформляет договоры на услуги, акты выполненных работ и счета на организации. В документах важны УНП и расчёты в белорусских рублях, а для рекламных материалов есть свои правила, о которых нужно уточнять у юриста. Агент подготавливает проекты актов и счетов из данных проекта и 1С и показывает недостающие сведения, а подписывает и отправляет документы сотрудник.
05План запуска для небольшого агентства
Выбор начального сценария
Обычно это бриф и смета: результат понятен, а экономия времени заметна быстро.
Сбор шаблонов
Собираем прайс, типовые этапы, форму брифа и примеры прошлых смет, чтобы агенту было на что опираться.
Пилот у аккаунт-менеджеров
Подключаем двух-трёх менеджеров на ограниченный набор проектов и собираем замечания.
Расширение на отчёты и подрядчиков
Добавляем запросы подрядчикам и черновики отчётов, когда команда освоила начальный сценарий.
06Платформа Agile Tech в работе агентства
Мы ставим платформу на сервер вашей компании. Агент есть у каждого сотрудника и общается голосом или текстом, звонки с клиентами расшифровываются, а договорённости попадают в задачи. Все действия видны в журнале.
Агент будет придумывать идеи для рекламы?
Он может подсказать варианты формулировок как черновик, но концепцию и итоговые тексты утверждает ваша команда. Мы строим работу вокруг подготовки, а не замены творческой работы.
Можно ли начать с одного клиента?
Да. Берём один проект или одного клиента и проверяем процесс на нём, смотрим, какие черновики команда принимает, а затем расширяем охват на другие проекты.
Увидит ли агент материалы других клиентов агентства?
Только те, что вы ему откроете. Доступы настраиваются по папкам и проектам, а действия агента записываются в журнал, который можно проверить в любой момент.
Опишите, как у вас проходит путь от брифа до сметы, и мы подскажем, с какого шага стоит начать.
Оставить заявку